Kereső toggle

Időcsavar

Továbbítás emailben
Cikk nyomtatása

Év elején tele vagyunk új tervekkel, elhatározásokkal, egyre hosszabb a lista, miközben érezzük, hogy ennyi minden nehezen fog beleférni az időnkbe. Mindemellett rohan a világ, és erős a nyomás rajtunk, hogy muszáj vele tartani. Sikeres embereket, üzleti és időgazdálkodási tanácsadókat kérdeztünk meg, hogy ők hogyan csinálják, és mit szoktak másoknak javasolni.

„Azoknak az egyébként sikeres embe-reknek, akikkel tanácsadás során találkozni szoktam, többnyire komoly feladat az időgazdálkodás, és nem igazán látom, hogy az életükben ez véglegesen megoldódott volna, ezzel mindenki küzd, velem az élen” – vallja be Janata Krisztina, a BGF címzetes docense, a Marketing Commando tanácsadója. „A technikai újdonságok, amelyektől csodát várunk, folyamatosan jönnek ugyan, csakhogy ezekkel a magunk felé való elvárásunk is folyamatosan nő. Ma már azt várjuk el egymástól is, hogy »küldtem egy e-mailt, naná, hogy olvastad az okostelefonon, és miért nem válaszoltál 2 perc alatt?!«

Bár a nőkről általában azt szokták mondani, hogy képesek párhuzamosan több dologgal egyszerre foglalkozni, én sajnos mégsem tudok, mert akkor nem kettőt oldok meg, hanem kettőt rontok el egyszerre. Arra szoktam figyelni, hogy szellős időbeosztással vállaljak el munkákat, és mindenre 20-30 százalékkal több időt szánjak tervezéskor, mint amennyit amúgy gondolok, hogy bőven elég, mert tudom, hogy csúszni fogok, és nem akarom utána rosszul érezni magam. Igyekszem tehát előre tervezni, és mivel nekem nagyon fontos a családom, azt szoktam alkalmazni, hogy minden várhatóan sűrű periódus előtt lefoglalok egy családi nyaraláshoz legalább egy hétvégét, vagy egy-két hetet, így előre igyekszem feltölteni a családom érzelmi tartalékait, hogy utána jobban viseljék a kemény szakaszokat.

Még azt is megtettem, hogy lebutítottam a világgal való kapcsolatomat, tehát nem használom a közösségi médiát mint magánszemély egyáltalán, csak a céges oldalra szoktam ránézni, mivel a cégünk az ottani jelenlétéből él. Amúgy elég társasági ember vagyok, emiatt élvezném is azt, amit mások mondanak, de ezt én mégis tudatosan kihagyom, mert jobban szeretek az igazi személyes kapcsolataimra fókuszálni. Híreket sem olvasok, hanem a kamasz fiaimtól igyekszem informálódni a világ dolgairól, így ötvözöm a velük való kapcsolat építését a szükséges tájékozódással. A fiaim űzik ugyanis ezt a fiatalok közt most divatos spor-tot, hogy mindenről tudnak, és ha őket kérdezem meg, hogy mi újság a világban, akkor legalább szóba is állnak velem, sőt, akár hosszan tartanak nekem előadásokat, tehát ez nálunk egész jól működik.

Emellett a férjemnek, Wolf Gábornak az időmaximalizáló módszere, hogy nagyon szívesen furikázza autóval a különböző programokra a gyerekeinket, mert az a tapasztalatunk, hogy neki pedig akkor nyílnak meg, és ilyenkor nagyon jókat tudnak egymással beszélgetni. Szintén a férjemtől tanultam, hogy ő kiválóan tudja a magányos utazások alatti időket hasznosítani úgy, hogy a telefonjára letöltött szakmai anyagokat hallgat. Én, ha csak lehet, busszal közlekedem, és pont egy TED- előadás, azaz 18 perc alatt ér be tőlünk a belvárosba a busz, ezalatt inspirálódom, és ez most így nekem nagyon jó.

Amint jön a határidő, vagy rengeteg munkám feltorlódik, hirtelen nagyon összeszedett tudok lenni, normál hétköznapokon meg leülök a gép elé, és ha nem jön rögtön az ihlet, akkor azon a címen, hogy inspirálódom, elolvasgatom a híreket, benézek a Facebookra, csevegek egy-két emberrel, és már el is ment a fél délelőtt anélkül, hogy haladtam volna valamit.” Ismerős helyzet?

„Nem létezik egyedül üdvös eszköz, módszer, alkalmazás, naptár vagy bármi, mert ami egyikünknek bevált, és bőszen ajánlgatjuk másoknak is, csak azért működhet, mert a használója rávette magát, hogy kialakítson olyan szokásokat, amelyek segítenek az idejét beosztani” – szögezi le Vida Ágnes pszichológus, online marketing-tanácsadó. „Nekem egyébként az vált be, hogy szétválasztom a kreatív és az operatív feladatokat, mert észrevettem, hogy délelőtt vagyok a legkreatívabb. Így délelőtt írok, illetve olyasmiken dolgozom, amelyekhez elmélyülés kell, a délutánt használom arra, ha telefonálgatni kell, meg kell beszélni vagy el kell intézni valamit. A két típusú tevékenységet nem keverem: délelőtt teljesen kikapcsolom a Skype-ot, a Facebookot, a telefont messze viszem. A másik saját módszerem, hogy két koncentrált nap után beiktatok legalább egy fél nap lazább vagy kimozdulós feladatokkal tarkított napot, ez különösen azoknak lehet érdekes, akik otthon dolgoznak. Amikor vállalkozóvá váltam, akkor a gyerekeim még nagyon picik voltak, és én eldöntöttem, hogy azt a másfél órát fogom kora reggel kihasználni, amikor a kisebbik már egyszer felébredt, majd visszaaludt, a nagy pedig még épp nem ébredt fel. Ez az időszak rávezetett arra, hogy muszáj ilyen szokásokat kialakítanom, amelyek apró lépésekben a későbbi célom felé visznek. A szokásainkon amúgy nagyon nehéz változtatni, épp ezért én az apró lépések híve vagyok, olyasmiké, amikor eldöntjük, hogy napi 20 percet egy bizonyos célon fogunk dolgozni. Amikor tanácsot adok, gyakran felmerül, hogy nehéz feladatokhoz ez nem elég, én erre azt mondom, hogy ha nem halogatunk, hanem nekifekszünk, akkor ez igencsak sok mindenre elég tud majd lenni. Stephen King például úgy ír könyvet, hogy bármi dolga van, egy biztos: minden reggel 6-tól 8-ig ír, a napjai többi részét pedig ehhez igazítja. Ha eltökéljük magunkat valamire, akkor egy idő után ezt a környezetünk is kénytelen elfogadni és alkalmazkodni hozzá. Van például olyan ismerősöm, aki az internetből él, mégis 3 éve elhatározta, hogy csak heti egyszer, hétfőn néz e-maileket. Eltelt egy kis idő, és hamarosan mindenki megtanulta, hogy neki nem érdemes kedden írni olyan e-mailt, amit rögtön kéne elolvasni, és alkalmazkodtak ehhez.”

„Szerintem az időbeosztás ott kezdődik, hogy vannak-e az embernek céljai, amelyekért hajlandó áldozatot hozni – állítja Horváth Győző időgazdálkodási tanácsadó. – Ha az ember azokon a feladatokon dolgozik, amelyek a céljai irányába viszik, akkor mindjárt könnyebb magát megfegyelmezni, és mindjárt kevésbé veszünk el a sürgősnek tűnő, de lényegtelen feladatokban. Nem a ketyerék használata a probléma, mert mindig lehet találni valamit, ami elvonja a figyelmet, hanem mindig belülről indul, hogy mi a fontos.

Sikeres embereknél fordul elő gyakran, hogy szinte szerelmesek abba a szakmába, amellyel foglalkoznak, és emiatt nem delegálják a szakmai feladatokat, hanem maguk akarnak mindent megoldani – folytatja Horváth Győző. – Érthető, hogy szeretik a szakmájukat, hiszen pont ezért lettek sikeresek, csak akkor válik gonddá ez, amikor emiatt nem a vezetői feladataival foglalkozik az illető, amely pedig a céljait igazán előrevinné, hanem vissza-visszahuppan a szakmai feladatokba.”

A célokat hangsúlyozza C. Szabó Helga üzleti coach is. Ő ezt annyira fontosnak tartja, hogy egy képes tablót szokott az ügyfeleivel készíttetni, hogy három hónap, egy év, illetve öt év múlva hová szeretnének elérni, és ezt a tablót az íróasztal közelében kell tartaniuk, és nap mint nap ránézni, hogy ne halványodjon el a cél. A másik dolog, amit a coach fontosnak tart, a szembenézés, az eddigi szokásaink feltérképezése egy héten át. Ez ugyan többletenergiát igényel, de így lehet, hogy kiderülnek olyan dolgok, amelyeket magunknak is nehezen ismerünk be: egy sor olyan dolgot szoktunk csinálni, amelyek nem visznek előre, vagy építőbb lenne átadni valaki másnak.

Az Enterpreneur üzleti magazin a sikeres napok egyik kulcsát az éjszakai nyugodt pihenésben látja, ezért erről szóló tanácsadó anyagaiban rendszerint az időben való ágyba kerülést, a telefon teljes kikapcsolását és más esti rituálékat ajánl. Janata Krisztina szintén ezt hangsúlyozza: „Rá kellett jönnöm, hogy jobban járok, ha időben elkezdek ráhangolódni a lefekvésre. Nem könnyű, a minap például kénytelen voltam este kilencig a számítógépen dolgozni otthon, amikor is kiderült, hogy másnapra minden főtt étel elfogyott. Előttem állt két óra, amit végig puffoghattam volna, hogy most kezdhetek robotolni a konyhában, de inkább töltöttem magamnak egy pohár finom innivalót, tompított világításra váltottam, és megbeszéltem magammal, hogy ez voltaképpen a hobbim, hiszen szabadidőmben csinálom a családomért a saját döntésem alapján, és mindez fontos nekem – így mindjárt más színt öltött az egész.”

A nők amúgy hajlamosak a lelkiismeretükkel gyötörni magukat, bármelyik szerepüket is tolják adott pillanatban előtérbe, hogy miért nem éppen a másikkal foglalkoznak. Vida Ágnes szerint ebben tud egy olyan rendszer segíteni, mint a Flylady-féle háztartási terv, mert akkor hiába látjuk meg az íróasztalunknál ülve a porcicákat a sarokban, nem feltétlenül rohanunk oda azonnal, hanem tudjuk, hogy az is benne van egy tervben, hogy a porcica mikor kerül sorra. „A férfiak tipikus problémája pedig az szokott lenni – teszi hozzá C. Szabó Helga –, hogy a családfenntartó ösztönük miatt a munkára annyival nagyobb hangsúly kerül, hogy az már a családot szorítja túlzottan háttérbe.”

Az üzleti coach szerint, ha az időbeosztás kapcsán felmerülő kétségeinket kiírjuk magunkból, akkor a lelkiismeret-furdalásokat és a hangsúlyeltolódásokat is talán könnyebben sikerülhet a helyén kezelni. Olyasmit érdemes leírni, hogy az egyik dolog azért fontos nekünk, mert pénzt keresünk belőle, a másik meg azért, mert attól jobban érezzük magunkat, a harmadiktól meg a családunk boldogabb. A gondolatainkban párhuzamosan futó dolgok kiírását amúgy is a legtöbb tanácsadó javasolni szokta, már csak azért is, hogy addig se foglaljon helyet a fejünkben. Horváth Győző szerint olyasmi ez, mint amikor a számítógép teljesítményét lassítja a túl sok párhuzamosan futó program.

Rendben, de mit csináljunk, ha nem az aktuális munkával kapcsolatban jönnek épp a legjobb ötleteink, hanem valami későbbre tervezett feladatot illetően?

A tanácsadók egyértelműen azt javasolják, hogy ne hagyjuk az ilyen ötleteket elveszni, gyorsan jegyezzük fel őket, és minél hamarabb térjünk vissza az aktuális munkánkhoz. A technika ma már ebben is segíthet, hiszen okostelefonon a diktált szöveg azonnal írásba helyezhető.

Olvasson tovább: